سعید مومنی

چطور برنامه ریزی کنیم؟

هدف گذاری در زندگی مهم‌ترین اصل برای موفقیت است؛ اما اینکه «چطور برنامه ریزی کنیم؟» کلید رسیدن به این اهداف تعیین شده است.

هرکسی که هدفی برای خود تعیین کرده است، باید بتواند برای آن برنامه ریزی کند. بدون برنامه ریزی، رسیدن به اهداف غیرممکن است. تصور کنید می‌خواهید از تهران به اصفهان بروید. مقصد شما معلوم است. هدفتان مشخص است: رسیدن به شهر اصفهان؛ اما اگر راهِ رفتن به اصفهان را بلد نباشید،‌ کسی به شما نگوید و نقشه‌ای هم نداشته باشید، طبیعتاً به اصفهان نخواهید رسید.

برنامه ریزی درست مثل نقشه راه است. این راه‌ها را با هم امتحان می‌کنیم تا یاد بگیریم «چطور برنامه ریزی کنیم؟»

اول هدف گذاری، بعداً برنامه ریزی

همانطور که گفتیم هدف گذاری بدون برنامه ریزی غیر ممکن است. در عین حال هدف گذاری باید باشد که بتوانیم برایش برنامه ریزی کنیم. این دو موضوع دو مقوله کاملاً به هم پیوسته و مکمل‌اند.
همین اول کار باید دو اشتباه بزرگ در برنامه ریزی را بدانید:


اول برنامه ریزی نداشتن! خیلی‌ها هستند که هدفشان روشن است؛ اما برایش برنامه‌ای ندارند. آن‌ها از این حرف می‌زنند که «من هدفم مشخص است. دیگر برنامه لازم ندارم. به سمتش در حرکتم. پس برنامه واسه چیه؟»


این اولین و مهم‌ترین اشتباه است. شما تصمیم دارید لاغر شوید اما بدون برنامه ریزی. وقتی برنامه‌ای برای این کار نداشته باشید، ارزیابی‌ای هم برای میزان نزدیک شدن به اهدافتان نخواهید داشت.
دومین اشتباه این است که بسیاری از افراد برنامه ریزی می‌کنند، اما وقتی نمی‌توانند آن را به هر دلیلی اجرایی کنند یا از برنامه عقب می‌ماند، بیخیال آن می‌شوند. این یک اشتباه مهلک است. اتفاقاً اشتباه کردن در مسیر برنامه ریزی باید پیش بیاید تا شما بتوانید خود را ارزیابی کنید و بدانید در چه جاهایی درست عمل نکرده‌اید. تا بدانید باید چطور بهینه‌تر برنامه ریزی کنید.
بنابراین اشتباه را به دید یک آینه نگاه کنید که می‌تواند عیب‌های کارتان را نشانتان دهد.

هدف بزرگ، برنامه جانانه می‌خواهد…

از زبان خیلی از افراد می‌شنویم که می‌خواهند به رویاهایشان برسند؛ اما اغلب برنامه‌ای برای رسیدن به آن ندارند.


در حقیقت آنها هدفشان روشن است؛ اما وقتی از آنها بپرسیم خب «چطور برنامه ریزی کنیم؟» پاسخی برایش ندارند.


فرض کنید از کسی بپرسید هدفش برای سال جدید چیست و او بگوید: «به دست آوردن 500 میلیون تومان پول». دوباره از او سؤال می‌کنید: «خب چطور به آن می‌رسی؟» و او می‌گوید: «نمیدونم چجوری! اما حتماً به آن خواهم رسید.»
به نظر شما با این دید چقدر احتمال دارد فرد مورد نظر به پولی که می‌خواهد برسد؟ به نظر شما چه چیزی این وسط کم است؟
بله. برنامه ریزی!

اما گفتیم اول هدف گذاری…

همانطور که گفتیم، ابتدا باید هدف گذاری کنید. شاید بهتر باشد از لفظ «سیستم سازی» به جای هدف گذاری کارها استفاده کنیم. مثلاً وقتی شما هدف می‌گذارید که در ماه آینده 10 کیلوگرم وزن کم کنید، احتمال کمی وجود دارد که به آن نتیجه دلخواهتان برسید. چون در این مسیر کلی مشکل و مسئله به وجود می‌آید. ممکن است از برنامه‌تان عقب بمانید و مسائل دیگری برایتان پیش بیاید در نتیجه دلسرد شوید.

سیستم سازی کارها یعنی چه؟

سیستم سازی کارها یعنی همراستا کردن سبک زندگی بااهداف.


فرض کنید به جای اینکه برای کاهش وزنتان به میزان 10 کیلوگرم هدف بگذارید، سبک زندگی‌تان را به این شکل تغییر دهید که خود به خود ماهانه مقداری از وزنتان کاهش یابد.


این کار چند خوبی دارد:


1- به جای اینکه دائماً نگران رسیدن به هدف باشید، خود به خود به سوی آن در حرکتید. این مثل حالتی است که شما یک راننده شخصی دارید. در طول سفر می‌توانید از مناظر لذت ببرید، کتاب بخوانید یا استراحت کنید. به جای اینکه دائماً مشغول رانندگی باشید و بخواهید خودتان رانندگی کنید.


2- موقت نیست. همیشگی است.سیستم سازی کارها، زندگی شما را به صورت دائمی، بهینه می‌کند. در حالی که هدف گذاشتن صرف، تنها تا جایی که به هدفتان (که مثلاً کاهش وزن است) برسید به شما انگیزه می‌دهد و نه بیشتر.
3- سیستم سازی کارها امکان ارزیابی دائمی برنامه ریزی و بازخورد گرفتن را به شما می‌دهد.

چطور برنامه ریزی کنیم؟

روش پیشنهادی ما برای برنامه ریزی مبتنی بر هدف گذاری یک روش سه مرحله‌ای است.


ابتدا باید هدف خود را مشخص کنید. اکنون که فیلم سمینار هدف گذاری را دیده‌اید، حتماً دید روشنی به اهدافتان دارید و به خوبی هدف گذاری کرده‌اید.
همان طور که در فیلم توضیح داده می‌شود، شما باید چند گام حیاتی برای اهدافتان تعیین کنید. مثلاً 5 گام مهم.


برای برنامه ریزی رسیدن به اهداف، در هرگام باید سه کار مهم انجام دهید:

گام اول: زمان بندی هر گام

بعد از هدف گذاری و تعیین تعداد گام‌های آن، باید مشخص کنید که این گام تا چه تاریخی اجرایی می‌شود. پس اولین کاری که باید بکنید این است که ببینید اصلاً چقدر وقت دارید. نوع شغل و اهمیت اهداف زندگی شماست که جواب این سؤال را برای شخص شما مشخص خواهد کرد.

گام دوم: ساپورت سیستم

شما باید زیر سیستمی برای ساپورت سیستم خود داشته باشید.
اگر در راه رسیدن به هدف سوالی برایتان پیش آمد از چه کسی بپرسید؟
اگر نیاز به انرژی عاطفی داشتید از چه کسی بگیرید؟
اگر در این راه نیاز به منابعی داشتید، از کجا این منابع را تهیه کنید؟
چه کتاب‌هایی باید تهیه کنید؟
و…

گام سوم: ارزیابی جدی در هرگام

شما باید هر روز ارزیابی برنامه ریزی را انجام دهید. مثلاً فرض کنید سرعت مطالعه شما 200 کلمه در دقیقه است. با این حال برنامه ریزی می‌کنید که هر روز یک کتاب بخوانید! آیا با توجه به وقت محدودی که دارید، این برنامه ریزی منطقی است؟
ارزیابی روزانه برنامه ریزی به شما کمک می‌کند تا یک برنامه ریزی «منطقی»، «درست حسابی» و «کاربردی» تهیه کنید. مثل یک چوب که هرچه آن را تراش‌های دقیق‌تری بدهید، شکل‌های جالب‌تری می‌توانید با آن بسازید.

چند نکته کنکوری برای برنامه ریزی

برنامه ریزی نکات پیچیده‌ای دارد. هیچ نوع برنامه ریزی‌ای نیست که دقیقاً بتوان اجرایی‌اش کرد. چون بعضی وقت‌ها کارهایی پیش می‌آید که از حوزه کنترل ما خارج است. ممکن است اتفاق غیرمنتظره‌ای پیش بیاید و یا طبق زمان بندی نتوانیم عمل کنیم. این چند نکته را به خاطر بسپارید:

1- قانون 90-90-1 را اجرا کنید:

مطابق با این قانون، به مدت نود روز، نود دقیقه اول وقت روزانه‌تان را روی مهم‌ترین هدفتان بگذارید. مثلاً می‌خواهید زبان آلمانی یاد بگیرید. به مدت 90 روز باید 90 دقیقه از روزتان را برای این هدف بگذارید. اگر امکان این را ندارید که 90 دقیقه اول را روی هدفتان کار کنید، در طول روز این وقت را پیدا کنید. از گفتن عباراتی مثل «وقت نمیشه‌!» خودداری کنید. چون ما دقیقاً به همان اندازه که گاندی و انیشتین و دیگر بزرگان وقت داشته اند، وقت داریم!

2- هر روز برای هدفتان کاری کنید

برنامه ریزی شما باید به گونه‌ای باشد که هر روز حتماً و حتماً باید کاری برای هدفتان انجام دهید. حتی شده یک کار خیلی خیلی کوچک. مثلاً قصد نوشتن کتاب دارید، هر روز حتی شده یک خط برایش بنویسید. این به شما کمک می‌کند تا عادات پایدار و خوبی برای رسیدن به هدفتان شکل دهید. شاید لازم باشد برای کارتان یک سرچ ساده انجام دهید؛ بنابراین لازم است هر روز دستکم یک کار ساده در راستای اهدافتان انجام دهید.

3- اولویت بندی کنید

«وقت نمیشه» جواب کسانی است که برای برنامه ریزی‌هایشان اولویت بندی نمی‌کنند. بهتر است در هر روز، بیش از 4 کار مختلف انجام ندهید. اگر کارهای مختلفی دارید برای آن اولویت بندی کنید و فعالیت‌هایی که اولویت پایینی دارند را با بی رحمی حذف کنید. وقتی دست به برنامه ریزی می‌زنید، بعد از مدتی دستتان می‌آید که چه کارهایی وقت گیر است، چطور زمان‌های پرتتان را کمتر کنیدع چطور واقع نگر تر شویم و به جای بهانه وقت نداشتن، به مهم‌ترین کارهایمان برسیم.

ماتریس آیزنهاور چیست؟

ماتریس آیزنهاور ابزار ساده‌ای برای اولویت‌بندی کارها و مدیریت زمان است.
برای استفاده از ماتریس آیزنهاور، باید اول لیستی از کارها و پروژه‌هایی که احساس می‌کنید باید انجامشان بدهید تهیه کنید. سعی کنید هر چیزی که وقتتان را سر کار می‌گیرد، هر قدر هم که بی‌اهمیت باشد، در این لیست بگنجانید.
در این ماتریس چهار وضعیت وجود دارد.
ما اسم این وضعیت‌ها را با کلمه‌ای که دقیق‌ترین توصیف برای آن وضعیت است تعریف کرده‌ایم.

در وضعیت سوم، کاری که انجام می‌دهید، «باطل» است و شما در بطالت به سر می‌برید. مثلاً یک تلفن که فوری است اما واقعاً لزومی ندارد به آن جواب بدهید.
و وضعیت چهارم که بدترین وضعیت است و «حماقت» نام دارد. مثلاً اوقاتی که در اینستاگرام مشغول چرخیدن هستیم، در این دسته قرار می‌گیریم! این جور کارها اصلاً کار نیستند. فقط وقت تلف کن هستند، پس تا حد ممکن از انجام دادنشان خودداری کنید.
ماتریس آیزنهاور می‌گوید کارهایتان را به دو دسته تقسیم کنید. آن‌هایی که باید رویشان تمرکز کنید و آنهایی که باید از آنها فرار کنید.
با رعایت این ماتریس می‌توانید یک اولویت بندی جانانه روی کارهایتان داشته باشید.
بعد از شناسایی نوع کارهایتان، از طریق این 4 استراتژی، جدول زمانبندی خود را بر اساس فوریت یا اهمیت کارها تنظیم کنید.

4-در برنامه ریزی سخت گیر باشید

شاید کمی نامربوط به نظر برسد اما مهارت «نه گفتن» به شدت بر کارایی برنامه ریزی شما تأثیر مثبت دارد.
وارن باقت می‌گوید: «آدم‌های خیلی موفق، تقریباً به همه می گویند نه.»
نه تنها به درخواست هایی که مانع از رسیدن به اهدافتان می شود باید نه بگویید، بلکه های به پدیده های دیگری که نمیدانیم تا چه اندازه وقت گیر و انرژی بر هستند، هم باید یاد بگیرید نه بگویید.
شبکه های اجتماعی مهم ترین این پدیده هاست. اگر روزی بیش از 15 دقیقه برای چرخیدن در اینستاگرام وقت میگذارید، متاسفانه نخواهید تانست برنامه ریزی هایتان را عملی کنید.
البته این 15 دقیقه به جز وقت هایی است که برای موارد آموزشی مثل لایو وقت می گذارید.

نتیجه

نکات بالا به شما کمک می کند برنامه ریزی بهتری داشته باشید. اما این شما هستید که نوع این برنامه را با توجه به هدف های پیش بینی شده تان تعیین می کنید و تشخیص م یدهید تا چه اندازه انعطاف پذیر باشد.

رسیدن به اهداف اصلا چیز عجیبی نیست. پس با یک برنامه ریزی صحیح به پیش بروید.